5 Metadata

Denne kravspesifikasjonen forutsetter ikke at kommunen må ha et metadatabasert e-servicetorg, men anbefaler bruk av metadata. Det er mange krav/anbefalinger i denne generelle kravspesifikasjonen som det ikke er mulig å inkludere hvis man ikke vil ha et metadatabasert e-servicetorg.

Det er viktig å merke seg at de kommunene som ønsker å inkludere LivsIT fullt ut, må ha et metadatabasert administrasjonssystem (Content Management System - CMS) for sitt e-servicetorg.

Noen kommuner har et bevisst forhold til metadata, hva det er og hvordan det kan brukes, mens andre kommuner ikke har kommet så langt. Gjennomtenkt bruk av metadata kan gi mange muligheter til å gjøre e-servicetorget bedre, både for brukerne og for kommunen selv. Men det anbefales at kommunen orienterer seg om hva metadata er og setter seg inn i fordeler og ulemper ved et slikt system. Det er viktig å forstå hvilke funksjoner i systemet man ikke får brukt dersom man ikke baserer seg på metadata.

Generelt kan en si at hvis metadata brukes systematisk – og helst også på en standardisert måte – vil det være mulig å lage e-servicetorg med bedre funksjonalitet med relativt sett lavere ressursbruk. Det man investerer i å produsere metadata mest mulig systematisk, kan man få igjen i rikt monn på andre måter som forbedret gjenfinning, navigasjon og integrasjon av informasjonen for brukeren. For kommunene gir bruk av metadata mye bedre forutsetninger for å forvalte informasjonsområdet på en oversiktlig og effektiv måte. Dermed kan informasjonen lett tilgjengeliggjøres gjennom flere kanaler (Internett, mobil, trykte medier etc.) og i tillegg til gjennom ulike utvalg av informasjon i hver kanal.

Man kan si at metadata er der hvor informasjonsfolk, skribenter, redaktører og saksbehandlere som arbeider med ustrukturert informasjon (tekst), møter IT-folk som steller med databaser, datamodeller etc og som snakker et språk vanlige folk ofte ikke forstår. Men dette samspillet mellom informasjonsfolk og datafolk vil bli meget viktig for utviklingen av framtidens internettløsninger. Det er spådd at "Den semantiske veven" eller "struktur på nettet" som vil være resultatet av dette møtet, kommer til å revolusjonere Internett.

Tidligere bygget man som regel opp et nettsted ved å legge pekere til andre sider inn i selve informasjonsteksten, slik at nettsidene kunne henge logisk sammen for brukeren. Men hvis nettstedet vokser seg over en viss størrelse, blir det stadig vanskeligere å administrere det. Det blir lett å miste oversikten og det må brukes mye tid på å gå inn på alle sidene og endre pekerne manuelt når det foretas endringer. Det siste kan i dag lettes med visse populære administrasjonsprogrammer (som egentlig gjør pekerne om til metadata), men å bruke slike verktøy har ikke de andre fordelene som metadatabaserte e-servicetorg og andre informasjonsportaler har.

En kort definisjon er at metadata er informasjon om informasjon.

Metadata kan sammenlignes med "katalogkort" som opprettes for å beskrive den aktuelle informasjonen. I sammenheng med bruk av metadata bør det være et mål at et dataelement bare skal oppdateres på ett sted selv om det skal utnyttes i flere sammenhenger og på flere måter: "Singel source – multiple use"!

På et e-servicetorg finnes i hovedsak to typer metadata:

1. strukturert informasjon om informasjonssider og tjenester man finner på e-servicetorgets nettsted eller tilknyttet det på ulike måter, eller
2. strukturert informasjon om fysiske og logiske objekter som man gir en oversikt over i e-servicetorget, som for eksempel informasjon om offentlige virksomheter eller personer etc.

For type a kan det være aktuelt å registrere metadata i hht Dublin Core-standarden eller en annen standard. For type b vil metadata-elementene gjerne variere med type objekt og hvor det kan være eller ikke være gjort standardiseringstiltak (for personer er det for eksempel en standard for person- og fødselsnummer og for offentlige virksomheter er det en standard for enhetsnummer).

Metadata produseres eller oppstår på ulike måter. Det beste er at de oppstår som en naturlig del av arbeidsprosessene. Det er en utfordring for systemleverandørene å gjøre slike prosesser så naturlige og effektive som mulig, men man kommer heller ikke utenom rutineendringer i kommunen.

Vi kan kalle grunnenheten i informasjonsdelen av kommunens e-servicetorg for et "informasjonselement". Et informasjonselement (av type a, se forrige underkapittel) kan være av ulike slag som: en brosjyre, en nyhet, et skjema (i HTML), men kan også være "vedlegg" i form av andre filformater som kart, bilder, lydfiler, pdf-filer, Word- og Excel-dokumenter osv.

Til et slikt informasjonselement kan det knyttes metadata, slik at informasjonselementet da vil bestå av en metadatadel og det opprinnelige informasjonselementet som beskrevet ovenfor.

Metadatadelen består typisk av strukturert informasjon, metadatafelt som: tittel, dato(er), dokumenttype, utgiver, emneord osv. Hvert felt utgjør et perspektiv på informasjonselementet. Til hvert felt kan det knyttes en taksonomi eller standard begrepsliste. En standard liste over ulike livssituasjoner kan utgjøre en slik taksonomi. Det forutsetter at det finnes et metadatafelt for å angi relevant livssituasjon. Kommunenummer er et annet eksempel på et metadata som har et standardisert innhold. For å bruke dette som metadata, forutsettes det at det finnes et metadatafelt for å angi kommune.

Søking basert på metadata gir effektive og målrettede søk. Metadata gir i utgangspunktet et multiperspektiv på informasjonen. Med multiperspektiv menes her at et informasjonselement kan opptre i flere ulike logiske sammenhenger avhengig av brukerens behov og tilnærming. Samme informasjonselement kan gjenfinnes ved søk på en bestemt kommune, en bestemt dato eller en bestemt livssituasjon, forutsatt at metadatadelen omfatter disse tre feltene eller perspektivene.

Det sier seg selv at en ved søk ut fra kun ett metadatafelt, vil få mange, men lite presise treff. Ved å kombinere flere av metadatafeltene i et søk, får man avgrenset søket, slik at brukeren får få, men mer relevante treff.

Ved bruk av metadata kan man foreta logiske avgrensninger av informasjonsmengden på ulike måter og man kan generere menysystemer, stier og pekere til bestemte sider i e-servicetorget – og lett gjøre om på disse ved behov – noe som radikalt forenkler og forbedrer vedlikeholdet av e-servicetorget.

Hvis alle informasjonselementene i e-servicetorget er tilgjenglige for alle slags søk (utenom fritekstsøk) og utvalget kan presenteres i ulike trefflister etc – uansett hvordan de ulike informasjonselementene ellers er kategorisert – kan man finne fram til all relevant informasjon fra hele e-servicetorget ut fra ulike perspektiver på informasjonen, som for eksempel: "List opp alle nyheter ferskere enn en uke", "Hent fram alle tjenestebeskrivelser levert av plan- og bygningskontoret", "Vis alle tjenester, brosjyrer, nyheter, skjema osv. som er relevante for folk som skal bygge bolig" osv. Dette kan gjøres ved hjelp av ulike forhåndsdefinerte menyvalg eller vha. søk som utføres ved å velge verdier fra en liste osv.

Slik funksjonalitet er det som vanligvis utgjør veiviserdelen på nettstedet. Et slikt multiperspektiv på informasjon og tjenester i e-servicetorget er derfor kun mulig hvis man har et fullt ut metadatabasert system. En integrert, "multiperspektivistisk" løsning kjennetegnes av følgende:

Man kan velge å gå ulike "stier" gjennom e-servicetorget og allikevel kunne finne fram til et bestemt informasjonselement (det samme), hvis det er logisk riktig. Har man funnet et bestemt informasjonselement, bør det være mulig å "hoppe" videre til en annen relevant del av e-servicetorget fordi mange ulike perspektiver er knyttet til ett og samme informasjonselement. Har du for eksempel gått gjennom tema- og livssituasjonsstien til en bestemt livssituasjon og funnet fram til en tjenestebeskrivelse der, skal det være lett å gå til listen over alle tjenestebeskrivelsene, eller å hoppe over til siden hvor den etaten eller kontoret som har lagt ut tjenestebeskrivelsen "holder til" i e-servicetorget. Det er også mulig å se andre informasjonssider de har publisert, for eksempel ut i fra hva slags type informasjon det er: Nyheter, andre tjenestebeskrivelser, brosjyrer, kart osv.

Disse fordelene ved bruk av metadata forutsetter god integrasjon av metadata i hele e-servicetorget. Ref. Kap. 2 Gjenfinning.

Dette er ikke alltid situasjonen med de kommunale informasjonsportalene/e-servicetorgene i dag. Det er ikke sjelden at man ser at samme "emneord" kan finnes flere steder i samme løsning og til og med på samme side, og at de ikke fører til den samme informasjonen. Ofte er informasjonen i en kommunal informasjonsportal avgrenset med ulike "skott" som gjør at det oppstår "informasjonsbrønner" som man må gå inn i og må gå ut av igjen før man kan lete etter annen informasjon i andre deler av informasjonsportalen.

Mange av disse problemene vil forsvinne hvis man har et helintegrert e-servicetorg basert på metadata. På den annen side vil dette stille krav til at noen i kommunen har en god oversikt over hvordan løsningen er bygd opp, og det krever at verktøyet for å oppdatere de ulike informasjonselementene i e-servicetorget tilrettelegges for ulike publiseringsroller og at informasjonen enkelt havner på "rett sted" i e-servicetorget.

Dersom man skal kunne lage søk ut fra et begrenset antall metadatafelter, og samtidig kunne inkludere alle informasjonselementene i e-servicetorget, må noen av metadataelementene være felles for alle – eller for de fleste – av informasjonselementene, som for eksempel "tittel", "publiseringsdato" osv. Uten om dette største felles målet kan andre metadataelementer i tillegg være spesifikke for ulike kategorier av informasjonselementer.

Hvis man ønsker å kunne benytte og integrere metadata fra informasjonsleverandører utenfor kommunen, eller avlevere slike, bør man velge en felleskommunal standard for metadataelementer. Da kan man inkludere informasjon fra alle kommunale e-servicetorg.

Tilsvarende, hvis man vil at brukerne ikke skal behøve å vite hvordan det offentlige har organisert seg, bør brukerne også kunne finne informasjon fra statlig nivå ved søk fra et kommunalt e-servicetorg. Det forutsetter at også statlige informasjonsportaler tar i bruk samme metadatastandard som kommunene.

I evalueringsrapporten for LivsIT (VF-rapport nr. 7/2003 "Evaluering av LivsIT", Vestlandsforsking) ble det pekt på behovet for å ha metainformasjonen som en del av de publiserte internettsidene, særlig av hensyn til datafangsten fra statlig sektor – og for å kunne oppspore automatisk hvor nettsider som har endret URL har havnet. Dette behovet er sentralt også utover LivIT.

For å øke interoperabilitet i norsk offentlig forvaltning er det nødvendig å følge visse datastandarder og metoder for samspill. Et av disse områdene angår gjenfinning og etter hvert også maskinell gjenbruk av relevant informasjon som er publisert på Internett fra hele forvaltningen. Vi foreslår derfor i denne kravspesifikasjonen at når informasjonselementer i e-servicetorget publiseres på Internett, så bør metadatadelen av dem automatisk påføres som Dublin Core-baserte metatagger inne på den genererte nettsiden, gjerne øverst. Dermed kan alle generelle søkemotorer, særlig i forvaltningen selv, gjøre presise søk i henhold til ulike kategoriseringer. Metoden burde være enkel å implementere, men for å få god effekt kreves at så mange offentlige virksomheter som mulig, ikke minst kommunene, benytter seg av samme standardmetode og at det stilles krav til systemleverandørene om å støtte denne. Selv om bare kommunal sektor skulle gjøre dette, kan effekten bli stor. Vi foreslår derfor at hver kommune inkluderer et slikt krav i sin kravspesifikasjon.

Dette området er ikke lovregulert.

I norsk offentlig forvaltning er det ikke etablert noen standard for bruk av metadata for offentlige internettsider. Denne kravspesifikasjonen omfatter et forslag til hvordan Dublin Core-standarden for ustrukturert informasjon kan brukes i e-servicetorg og andre informasjonsportaler i norsk offentlig sektor.

Det er ikke tatt noen beslutning om en felles norsk standard for metadata for offentlige nettsteder. Problemstillingen har vært oppe i forbindelse med AADs initiativ om informasjonsarkitektur og standardisering. Rapport fra dette arbeidet forventes å bli sendt på høring i juli 2004.

Denne kravspesifikasjonen anbefaler en felles "kommunekjerne" av metadata basert på Dublin Core. I påvente av en norsk standard for offentlige internettsider, som bør etableres og som eventuelt sannsynligvis vil ta utgangspunkt i en Dublin Core-standard, legges det i denne kravspesifikasjonen opp til at en del av Dublin Core-elementene tas i bruk av norske kommuner som en felles kjerne. Denne vil kunne tilpasses/utvides når/hvis en slik nasjonal offentlig standard etableres.

Vi foreslår følgende felles metadataelementer for informasjon og tjenester i e-servicetorget basert på Dublin Core:

Andre Dublin Core-elementene kan selvfølgelig også benyttes i tillegg, men de vil være "frivillige".

En utfordring når det gjelder bruk av DC-elementer, er bruken av "underelementer" ("Element refinements") og "kodelister" ("Encoding Schemes" eller "Qualifiers") som kan gjøres på ulike måter. I påvente av en standard for norsk offentlig forvaltning beskriver vi en metode som kan brukes for kommunal sektor. Hvis denne metoden må endres ved en ny offentlig standard må de kommunale nettsidene kunne oppdateres iht. den nye standarden.

På "Creator" foreslår vi å legge inn en del adresseinformasjon som underelementer og bruke kodelister for organisasjonsnr og kommunenr. På "Type" foreslår vi å benytte LivsITs dokumenttyper som kodeliste for underelementet "dokumenttype".

På "Subject" foreslår vi underelementet "Livssituasjon" og at kodelisten for LivsIT-taksonomien benyttes.

Vi foreslår også et standard metatagsett basert på disse DC-elementene i et vedlegg.

Vi forutsetter at de ulike innholdstypene kan ha dette metadatasettet knyttet til seg, og at det kan være ulik bruk av de ulike underelementene for de ulike innholdstypene.

Som nevnt har man i Norge ennå ikke valgt et slikt standardisert sett med metadataelementer for offentlig forvaltning. I en del andre land, særlig i EU-området, men også Canada, Australia, New Zealand o.a. har man valgt å lage egne nasjonale tilpasninger basert på Dublin Core-standarden (DC). Noen av DC-elementene er faktisk pålagt brukt, mens andre er anbefalt brukt og andre igjen er det frivillig å benytte. Disse nasjonale metadatainitiativene er ofte detaljert beskrevet, f.eks NZGLS metadata standard i New Zealand:
http://www.e-government.govt.nz/nzgls/standard/index.asp

Vi har ovenfor pekt på verdien av metadata i ulike sammenhenger. Metadata gjør det lettere for brukerne å få presise treff på relevant informasjon ved søk og gir også kommunene en oversikt over informasjonsressursene i kommunen (i form av databaser med innhold).

Med en slik oversikt er det også lettere å kunne migrere fra en leverandørs e-servicetorgløsning til en annens. Kommunen bør stille krav om å få tilgang til tabelldefinisjonene og særlig få kjennskap til hvilke datanøkler som benyttes i systemene som en systemleverandør leverer.

Kommunen bør stille krav om at metadatafangsten skal gjøres så rasjonell og effektiv som mulig i forhold til ulike roller i publiseringsprosessen. Det er viktig at metadata i størst mulig utstrekning kan hentes fra systemvariable som legges inn ved installasjon etc (for eksempel kommunenr, organisasjonsnr for virksomheten osv), og at metadata i tillegg kan knyttes til innholdsleverandøren. Det skal kun unntaksvis være nødvendig å legge inn metadata manuelt for hvert innholdselement.

(Det kan lønne seg å produsere DC-elementene i transformasjonsprosessen når man lager metatagger og filavleverings-/utvekslingsjobber (for eksempel xml-filer/webservices etc) fra Content Management Systemet. Anbefalte DC-elementer bør man kunne gjenskape på denne måten.)

Følgende er krav som det er aktuelt å stille til elektronisk servicetorg. Hvilke krav som skal være med og hvilken prioritet kravene skal ha er avhengig av den enkelte kommunes situasjon og planer for utvikling av det elektroniske servicetorg. Kravene er formulert som beskrivelse av egenskaper. Prioriteten (f eks skal, bør, ønskelig) bestemmer hvor viktig det er at kravet er oppfylt.

Alle krav i dette kapitlet kan testes.

Mulighetene til å forbedre eksisterende nettsted med tanke på bruk av metadata, er helt avhengig av om nåværende løsning i kommunen er metadatabasert eller ikke, og hvilke restriksjoner som ligger i løsningens oppbygging for øvrig.

Har ikke kommunen en metadatabasert portalløsning/e-servicetorg må kommunen eventuelt ta i bruk et og legge inn et sett med metadata på alle sidene som kopieres /konverteres inn i det nye systemet. Hvis kommunen allerede har et metadatabasert portalsystem/e-servicetorg, men ønsker å bytte leverandør/produkt, må det foretas en analyse, eventuelt gjøres en tilpasningsjobb som konverterer metadata fra det ene systemet til det andre. Dette er avhengig av i hvilken grad feltene i de to metadatasettene er sammenfallende.

Kravet om at datamodellen skal være kjent og at e-servicetorget skal kunne levere all informasjon, også metadata, i et XML-format, vil gjøre dette lettere for nye e-servicetorgløsninger.